Cadastro de obras

O recurso é utilizado por empresas do ramo de construção e com ele é possível gerir todas as obras que estão sendo feitas, ter um controle dos materiais, serviços, registro de condições climáticas, registro de condições impeditivas, cronograma, devolução de material, entre outras ferramentas.

Requisitos

  • Versão 7 do software ERP Autocom3.
  • Segmento Construtora.
  • Produtos e clientes devidamente cadastrados.

Conhecendo os botões

1 Incluir um novo registro
2 Alterar um registro
3 Remover um registro
4 Imprimir
5 Ir para o primeiro registro
6 Ir para o registro anterior
7 Ir para o próximo registro
8 Ir para o último registro
9 Salvar o registro
10 Cancelar

Procedimentos

Cadastrando uma obra

Clique em “Tabelas” → “Diversas” → “Cadastro De Obras“;

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Clique em “Incluir” para adicionar uma nova obra e preencha as informações da obra.

Lembre-se de adicionar o cliente da obra, clicando na lupa e pesquisando por ele.

Após isso, clique em “Salvar“.

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Ao preencher essa tela, a obra já está criada.

Aditivo de material

Essa ferramenta possibilita você a adicionar mais materiais a uma obra. Se a obra já tiver sido orçada, ao adicionar mais materiais utilizando essa opção, o custo da empresa aumentará, então tenha ciência da utilização desta ferramenta.

Em Cadastro de Obras, clique em “Aditivo de Material”.

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Clique na lupa para pesquisar pelo material que deseja adicionar.

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Selecione o material que deseja e clique em “Confirmar“.

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Descreva o motivo para liberar o material, quem está autorizando, quantidade e o valor de custo da unidade desse produto.

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Todos os produtos que passaram por este tratamento ficam logo abaixo, como mostra na imagem acima.

Anexo e imagens

Adicione imagens da obra. Essa ferramenta é muito necessária para ter imagens do trabalho que está sendo executado. Todas as imagens são enviadas para o servidor da Autocom3 e é gerado um link para que você possa enviar o link para o cliente e o mesmo possa ver pela internet como está o andamento da obra.

Em Cadastro de Obras, clique em “Anexos e Imagens“.

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Clique em “Incluir“, para adicionar uma nova imagem.

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Coloque a data do evento e o tipo, clique no botão “Localizar arquivo

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Localiza o arquivo e pressione “Ok”,

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Clique em “Salvar“.

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Após salvar, será feito upload para o servidor da Autocom3, então gerará um link para a imagem.

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Você pode copiar o link e compartilhar para outras pessoas.

Listagem de imagens

Clique na aba “Listagem” e verá todas as imagens que já foram adicionadas nessa obra.

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Visualizar imagem

Clique na aba “Visualizar” para poder visualizar as imagens.

Utilize o controle para aumentar e diminuir o zoom, e também para girar a imagem.

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Checklist

Checklist engloba ferramentas e utensílios necessários que a empresa levará para a obra, eles são basicamente: Andaimes, cavaletes, escadas, ferramentas e etc…

Em Cadastro de Obras, clique em “Checklist“.

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Escolha o utensílio, digite a quantidade e pressione o botão “Gravar”.

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Adicionando outros utensílios

Clique em “Editar Checklist”.

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Clique em “Incluir“.

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Digite a descrição e salve.

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Feche, para voltar para a tela anterior.

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Observe que o item agora está no checklist, então digite a quantidade que deseja incluir na obra e clique em “Gravar“.

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Ao gravar você verá o aviso abaixo, basta clicar em “Ok“.

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Condições climáticas

Você pode adicionar as condições climáticas do dia. Essa função é importante para construções externas, aonde uma chuva, trovões, neblina, ventanias podem atrapalhar o serviço.

Em Cadastro de Obras, clique em “Condições Climáticas”.

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Clique em “Incluir” e adicione a data, descrição e clique em “Salvar“.

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Relatório de todas as condições climáticas

Clique na aba “Listagem” e verá todos os registros de condições climáticas.

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Condições impeditivas

Cadastre todas as situações que formam uma condição impeditiva, ou seja, aquele problema que impede o prosseguimento do serviço.

Em Cadastro de Obras, clique em “Condições Impeditivas“.

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Clique em “Incluir“, informe a data e descrição, após isso, salve o registro.

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Cronograma

Função para que você alimente o sistema, dia após dia, com o que aconteceu, ou o que deverá acontecer na obra.

Em Cadastro de Obras, clique em “Cronograma“.

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Informe a data, a descrição do evento e salve.

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Devolução de material

Materiais que estão sobressalentes na obra, é necessário que os mesmos voltem para a empresa reduzindo o custo e perdas.

Em Cadastro de Obras, clique em “Devolução de Material“.

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Clique na lupa para buscar pelo o produto que deseja recolher da obra.

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Selecione o produto e clique em “Confirmar“.

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Escreva o motivo da devolução, o nome de quem autorizou, quantidade que está devolvendo e o valor do custo (se necessário) e pressione o botão “Lançar”.

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Evolução das atividades

A evolução é uma espécie de diário, aonde você pode descriminar tudo o que aconteceu na obra durante o dia.

Clique em “Evolução das Atividades“.

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Insira a data do ocorrido, digite a descrição e salve.

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Fichas financeiras

Quando um serviço é orçado e anexo na obra, todos os valores de custo com materiais, mão de obra e alimentação (se tiver), entram na ficha financeira.

Escolha a obra e clique em “Fichas Financeiras“.

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Abaixo, temos um exemplo das fichas financeiras de uma obra pequena, é possível ver o que temos de saldo, débito e crédito.

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Crédito = Valor total de crédito daquela operação. Acima podemos ver que a Ficha financeira da obra tem um crédito de 1211,54 e um débito de 471,42.

Débito = Valor que deverá ser pago (custo dos materiais, impostos, alimentação e mão de obra).

Saldo = Valor de lucro da obra.

Dê dois cliques na ficha financeira da obra para fazer uma análise.

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Acima é possível ver os valores de crédito, débito e diferenças.

Conforme você for fazendo aditivos de materiais em uma obra com serviço orçado o valor de débito aumentará e o valor de diferença (lucro) começará a ser debitado.

No relatório financeiro da obra também é possível ver o custo de cada material orçado, e se você fazer a devolução desse material, então aumentará o seu lucro.

Clique em “Atualizar“, para voltar na tela anterior.

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Lançando débitos

Suponhamos que a alimentação já tenha sido faturada, então ela aparecerá como crédito na ficha financeira.

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Entenda o seguinte fluxo:

  1. Financeiro: A obra (Obra, mão de obra e refeição dos funcionários) custa um determinado valor, e esse valor será pago por partes ou total. Toda vez que for pago, será liberado como crédito.
  2. Momento de pagar a refeição dos funcionários: Quando a refeição tem o seu valor total ou parcialmente faturado, é liberado na ficha financeira como crédito, então você precisa gerir o quanto de crédito usará naquele determinado dia.
  3. Momento de pagar a mão de obra: Quando a mão de obra tem seu valor total ou parcialmente faturado, é liberado na ficha financeira como crédito, então você precisa gerir o quanto de crédito usará naquele momento para pagar o executor do serviço.

Selecione o que irá pagar na obra, clique em “Débitos”.

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Abrirá a Tela de Lançamentos, nela você poderá fazer um lançamento livre.

Por exemplo: Foi necessário pagar um almoço que não foi orçado.

Lançamento livre

Digite o motivo na descrição, o valor do laçamento e clique em “Lançar“.

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Lançamento amarrado à produção/serviço

Clique em “Lançamento amarrado à produção/serviço”, clique no símbolo de atualização de dados, o sistema preencherá a descrição, chave e valor unitário da operação, basta digitar a quantidade e clicar em “Lançar“.

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Lembre-se: o botão de atualização de dados só tratar dados de um serviço já orçado pelo o sistema.

Faça o procedimento acima para todas as modalidades que necessitem ser debitadas.

Lançar crédito em uma obra

Supondo que o investidor da obra tenha injetado mais verba ou possui crédito na casa, para adicionar este valor siga os passos abaixo:

Em Fichas Financeiras, clique em “Nova Ficha“.

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Insira o cliente, o valor do crédito e clique em “Criar”.

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O crédito aparecerá na ficha financeira.

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Imprimir ficha

A ficha possui o relatório do checklist, produtos e serviços, produtos e serviços para prestadores de serviços e também um quadro de medições. Estes recursos são personalizáveis, fazendo com que você tenha a possibilidade de imprimir somente o que desejar.

Para imprimir a ficha da obra, clique em “Imprimir Ficha”.

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Module o seu relatório escolhendo as opções que deseja imprimir e clique no botão “Imprimir“.

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O sistema abrirá o componente de impressão com o seu relatório.

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Agendar

Para agendar um serviço na obra, clique em “Agendar”.

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Abrirá a tela de definir agendamento, então formule o seu agendamento inserindo o prestador de serviço.

E clique em “Confirmar“.

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Para gerir os agendamentos que foram feitos na obra e até mesmo criar novos agendamentos, siga os passos abaixo:

Na página inicial, clique em “Vendas“.

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Agenda De Prestadores“;

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O agendamento que você criou na obra pode ter seus dados alterados, ela pode ser excluída ou ter a legenda (status) alterada.

Alterar

Selecione o agendamento e clique em “Alterar“.

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O agendamento abrirá para que você edite, após isso, clique em “Confirmar“.

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Alterar a legenda

Selecione o agendamento e clique em “Alterar Legenda”.

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Escolha a opção que você precisa.

  1. Agendada: O evento foi criado e está agendado.
  2. Concluída: O evento ocorreu e foi concluído.
  3. Cancelada: O evento precisa ser cancelado.
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