O tema CONVÊNIO EMPRESA sempre gera dúvida sobre as pessoas envolvidas, os documentos que irão controlar essas transações, tanto na venda quanto no reembolso dos valores.

Fizemos esse post no formato de perguntas e respostas para tornar o tema mais claro para as partes envolvidas.

No ato da venda, a nota deve ser identificada para quem?

Neste tipo de transação administrativa, temos 3 figuras:

EMPRESA CONVENIADA

EMPRESA CONTRATANTE

FUNCIONÁRIO DA EMPRESA CONTRATANTE

A nota de venda (NFC-e) é emitida para o funcionário (FUNCIONÁRIO DA EMPRESA CONTRATANTE), pois ele é o portador/possuidor do produto e, ao comprar o produto na loja (EMPRESA CONVENIADA), ele precisará sair com a nota fiscal do produto, conforme determina a legislação fiscal vigente.  Nesse momento, a loja emite sua nota, baixa seu estoque e apura os impostos sobre essa venda.

Como a EMPRESA CONVENIADA deve cobrar da empresa CONTRATANTE o consumo de seus funcionários?  Deve emitir nota? Somente a fatura? Qual o procedimento correto?

A EMPRESA CONVENIADA não deve emitir uma nota fiscal nem de mercadorias e nem de serviços, pois isso seria uma BI-TRIBUTAÇÃO, já que no ato da venda já foi emitido uma nota fiscal ao funcionário, o estoque foi baixado e os tributos sobre a venda foram pagos.  Este tipo de contrato, não onero, é somente administrativo e deve ser tratado como tal.

Não cabe a emissão de uma nota para a empresa contratante, pois a empresa não realizou compras de produtos ou serviços para uso interno ou revenda do produto. Além disso, tais produtos na sua maioria não pertecem ao CNAE da EMPRESA CONTRATANTE, ou seja, ela não está comprando produtos para revenda.  Exemplo, se a empresa contratante é um supermercado e a empresa conveniada é uma farmácia. Não há justificativa legal para o supermercado comprar uma grande quantidade de medicamentos, sendo assim, uma nota de venda não seria justificada.

A EMPRESA CONVENIADA deve emtir somente uma fatura descritiva das compras realizadas, funcionário a funcionário, com os valores devidos dos seus consumos.  O pagamento pode ser depósito bancário, transferência ou boleto bancário, conforme o acordo que foi firmado.

Como se dá o fechamento da fatura e como deve ser feito a cobrança?

Ao fim do mês, a EMPRESA CONVENIADA precisa receber o reembolso pelas vendas realizadas aos funcionários da EMPRESA CONTRATANTE.   Neste momento deve ser gerada a fatura e  emitido uma cobrança ou boleto com os valores a serem reembolsados pela EMPRESA CONTRATANTE com o total das vendas feitas aos funcionários.  A empresa contratante pagará o reembolso com contrapartida na conta de D-Adiantamento a empregados – Convênio Farmacia (AC).

Fluxo:

Procedimentos contábeis para a EMPRESA CONTRATANTE:

Como deverá ser contabilizado o convênio empresa quando a EMPRESA CONVENIADA (farmacia por exemplo), emitir a fatura?

Esse tipo de contrato não oneroso é um ato Administrativo, portanto, não contabilizado porque não altera o patrimônio da empresa, muito embora possa a vir alterar no futuro. No entanto, se constar algum valor, nesse caso, poderá ser contablizado em contas de compensação. Este contrato deverá em suas cláusulas regulamentar os deveres e obrigações entre as partes envolvidas no convênio.

Assim sendo, necessita apenas de uma autorização do empregado para desconto em folha, de um valor estipulado pela empresa, para limitar os gastos do empregado com a empresa conveniada.

Já no que diz respeito ao procedimento contábil dos fatos contábeis gerados pelo contrato, estes sim, deverão ser contabilizados da seguinte forma:

Quando a empresa manda a fatura:
D-Adiantamento a empregados – Convênio Farmacia (AC)
C-Caixa/bancos (AC) ou Fornecedores (PC)

Quando a fatura é paga, se o débito for de fornecedores:
C-Fornecedores (PC)
D-Caixa/Bancos (AC)

Pelo desconto na folha de pagamento:
D-Salarios a pagar(PC)
C-Adiantamento a empregados – Convênio Farmácia(AC)

 

 

 

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