Autocom3 e Totvs

A imagem abaixo ilustra o funcionamento da integração dos sistemas:

Descrição do sub processo

Processo de Fornecimento dos dados vindos do sistema Autocom 3

Antes da aquisição do sistema Protheus pelo cliente, todo controle de Frente de loja, compras, estoque, faturamento, financeiro era feito pelo sistema Autocom3 ( www.autocom3.com.br ), assim, para implantação do sistema Protheus, foi levantado uma série de customizações ( que serão descritas a seguir ) com o objetivo de integrar os dados das notas fiscais ( entrada e saída ), cadastros de produtos e clientes, cupons fiscais, redução Z, todos oriundos do Autocom3.

Uma vez que a importação dos dados dos cupons fiscais, Redução Z e notas fiscais de entrada e saída são importados para o Protheus, na sequencia seguem os desdobramentos fiscais ( livros fiscais ), títulos a pagar e receber, contabilização automaticamente.

Diagrama das integrações

Foi desenvolvido um banco de dados com nome INTEGRAÇÃO, contendo duas tabelas: XML_INTEGRAÇÃO e XML_LINHA, com o objetivo de permitir que o AutoCom3 insira nessas tabelas arquivos no formato de xml para que posteriormente o Protheus através de rotinas customizadas leia esses xmls e os importem para suas respectivas tabelas.

A seguir, um diagrama demonstrando as integrações:

O Autocom3 depois de obter as informações de notas de entrada, vendas, cadastros em geral, está apto a inserir os xmls dos dados de integração no banco de dados integração, para tal, algum usuário habilitado do Autocom3 precisa acionar a rotina de integração, essa rotina manual, quando acionada inicia um processo no Autocom3 que faz a geração dos xmls referente aos dados exportados e os gravam no formato de xml no banco integração da seguinte forma:

Estrutura da tabela XML integração:

Campos Tipo Definição
Data Date Data do documento
Fililal Varchar Filial do documento
Loja Varchar Loja da galanti
Statusa Varchar Status de Integração Autocom ( S,N ou C) S = Exportado do Autocom para Integração, N = não se aplica pois todos que o autocom exporta já ficam como S e C = documento cancelado.
Statusp Varchar Status para saber se o Protheus importou a informação ( S ou N )
Tipo Varchar Tipo do documento ( NF – Notas de Entrada ou Saída, RZ – Redução Z, CL – Clientes, CF – Cupons Fiscais, PR – Produtos )
Nome Varchar Nome do xml

Notas de Entrada vem como NF + CHAVE NFE NOTAS + .xml

Exemplo :  NF25131209053134000226550050000330671007525570.xml

Notas de Saída vem como XMLNFSAIDA_+loja+_data_+numNF+.xml

Exemplo: XMLNFSAIDA_18_18112013_000024480.xml

Cupons Fiscais vem como XMLCUPOMFISCAL_+loja+_data_+numCupom_+PDV

Exemplo: XMLCUPOMFISCAL_01_01062013_000002024_015.xml

Redução Z vem como XMLREDZ_+data+_NumRZ_+Pdv_.xml

Exemplo: XMLREDZ_10102013_0000000008_00131.xml

Cadastro de Clientes vem como XMLCLI_+numSeq+_DataHora.XML

Exemplo: XMLCLI_41807993_17022014113647AM.XML

Status Varchar Contem mensagem de importação com sucesso ou algum erro de importação, se estiver como NULL significa que essa informação não foi submetida a importação pelo Protheus.

Na tabela XML_INTEGRACAO, são gravadas apenas informações de cabeçalho do arquivo, o corpo do xml é gravado na tabela xml linha.

Estrutura da tabela XML linha:

Campos Tipo Definição
Fililal Varchar Filial do documento
nome_xml Varchar Nome do xml referencia da tabela XML_INTEGRACAO
Linha Int Numero da linha do corpo do xml, esse campo foi necessário porque alguns xmls são muito grandes, assim o programa quebra o xmls em várias linhas e quando for montá-lo, deverá juntar todas as linhas do corpo do xml para obter um xml válido no final.
Xml Varchar Conteúdo no formato de xml do arquivo.

Uma vez que os xmls estejam disponíveis no banco de dados INTEGRAÇÃO, os programas customizados que rodam manualmente ou via Schedule diariamente irão importar essas informações para o Protheus. Esse processo será detalhado no próximo tópico.

Detalhamento da integração módulo a módulo

Controle de lojas – cupons fiscais

Todos os dias, via schedule, o programa GALXMLICF1 roda com o objetivo de importar os xmls de cupons fiscais, em média são 20 mil cupons fiscais dia. Esse programa lê os xmls e grava seu conteúdo nas tabelas de cupons fiscais do Protheus:

SL1 – Cabeçalho do Orçamento

SL2 – Itens do Orçamento

SL4 – Formas de pagamento do Orçamento

Em todas essas tabelas, nos campos L1_SITUA, L2_SITUA, L4_SITUA, é gravado a string ‘RX’ pois dessa forma, após configurar JOBS padrão do Loja nos AppServers dedicados a tal tarefa, a partir dessas informações, os Jobs do Loja geram as informações de contas a receber, notas fiscais de saída e livros fiscais.

A chave de relacionamento entre esses registros são:

L1_NUM = L2_NUM = L4_NUM

L1_DOC = E1_NUM = F2_DOC = D2_DOC = F3_NFISCAL = FT_NFISCAL

L1_SERIE = E1_PREFIXO = F2_SERIE = D2_SERIE = F3_SERIE = FT_SERIE

Segue exemplo de configuração do JOB do INI de um APPServer do Loja com o objetivo de importar automaticamente os orçamentos gravados nas tabelas SL1,SL2,SL4 com campo L1_SITUA, L2_SITUA, L4_SITUA igual a ‘RX’:

Na Clausula [onStart], em jobs devem ser colocados os nomes dos Jobs que serão iniciados automaticamente e em RefreshRate o valor em segundos do intervalo de execução dos Jobs, no exemplo foi colocado dois minutos.

Para o correto funcionamento das importações , algumas informações devem ser preenchidas corretamente nas tabelas do módulo siga loja, são elas:

Série dos Pdvs na tabela SLG;

Administração Financeira SAE, nesta tabela estão cadastrados também as tarifas a serem cobradas pelas operações com cartão;

A contabilização desses cupons fiscais ocorre de forma manual diariamente, esses passos serão explicados a seguir:

Financeiro  Contabilização dos cupons fiscais

Como o processo de contabilização dos cupons fiscais é feito de forma manual, é recomendado que os passos a seguir sejam processados diariamente:

Acessar módulo 06Financeiro do ProtheusMiscelanea -> Contábil ->Contabil Off Line

A imagem a seguir, mostra essa sequência:

Após clicar na opção, será exibida a janela de parâmetros a serem considerados na contabilização.

Ao clicar no botão “Param”, os parâmetros serão exibidos:

Importante destacar nesses parâmetros que a opção Aglutina lançamentos está como Sim, isso significa que o número de linhas na contabilidade será muito menor, pois caso contrário, como o volume de cupons fiscais é muito grande, em torno de 20 mil dia, isso significa que se a contabilização não fosse aglutinada, diariamente, só de cupons fiscais, seriam gerados 40 mil lançamentos contábeis.

Outra observação, é o parâmetro da Carteira, nesse exemplo está como Receber, com isso apenas os títulos a receber serão contabilizados nesse processamento.

Após a conclusão da contabilização, é possível visualizar esses lançamentos no módulo 34 – Contabilidade Gerencial seguindo os passos:

Acessar Módulo 34Contabilidade Gerencial do Protheus ->Relatórios -> Balancetes –> Modelo 1

A imagem a seguir mostra esse menu:

Após clicar na opção, clique no botão “Sim” quando for perguntado se deseja imprimir relatório personalizável, em seguida a janela de parâmetros será exibida:

Nesse exemplo, serão listados todos os lançamentos contábeis do dia 20/01/2014 das contas:

31101010001 a 31101010004 que são as contas referentes aos cupons fiscais, assim será possível saber o valor total de cupons fiscais desse dia, com isso poderão ser feitos confrontos entre os valores Protheus X Autocom3.

Importante verificar nesses parâmetros se o parâmetro tipo de saldo está como 1.

Após clicar em “OK“, será exibida uma janela solicitando de qual filial deseja visualizar as informações, clique em marcar todos e confirmar, em seguida o relatório será gerado.

Caso o valor não seja o esperado, será necessário seguir os passos de auditoria explicados a seguir:

Para auditar essas importações de cupons fiscais, foi desenvolvido uma query que é executada pelo administrador do sistema cada vez que o departamento contábil solicita o resultado da mesma para posterior conferência, segue a query:

select xml.data,xml.filial,xml.loja,xml.statusp,xml.mensagem,’.’+substring(xml.nome,31,6) as Cupom,

xml.vlrtot,xml.vlrliq,xml.valmerc,xml.valbrut,xml.dinheiro,xml.nome,

 

( CASE WHEN (SELECT SUM(E1.E1_VALOR)

FROM P11PROD.dbo.SE1010 E1 WHERE E1.E1_FILIAL = xml.filial AND

E1.E1_NUM = L1.L1_DOC AND E1.E1_PREFIXO = L1.L1_SERIE  AND E1.E1_EMISSAO = L1.L1_EMISNF AND

E1.D_E_L_E_T_ <> ‘*’ AND E1.E1_TIPO NOT IN (‘CC’,’CD’) ) IS NOT NULL

THEN (SELECT SUM(E1.E1_VALOR)

FROM P11PROD.dbo.SE1010 E1 WHERE E1.E1_FILIAL = xml.filial AND

E1.E1_NUM = L1.L1_DOC AND E1.E1_PREFIXO = L1.L1_SERIE  AND E1.E1_EMISSAO = L1.L1_EMISNF AND

E1.D_E_L_E_T_ <> ‘*’ AND E1.E1_TIPO NOT IN (‘CC’,’CD’)  )

ELSE 0 END)  AS VL_R$_PROTHEUS,

( CASE WHEN (SELECT SUM(E1.E1_VLCRUZ)

FROM P11PROD.dbo.SE1010 E1 WHERE E1.E1_FILIAL = xml.filial AND

E1.E1_NUM = L1.L1_DOC AND E1.E1_PREFIXO = L1.L1_SERIE AND E1.E1_EMISSAO = L1.L1_EMISNF AND

E1.D_E_L_E_T_ <> ‘*’ AND E1.E1_TIPO IN (‘CC’,’CD’)) IS NOT NULL

THEN (SELECT SUM(E1.E1_VLCRUZ)

FROM P11PROD.dbo.SE1010 E1 WHERE E1.E1_FILIAL = xml.filial AND

E1.E1_NUM = L1.L1_DOC AND E1.E1_PREFIXO = L1.L1_SERIE AND E1.E1_EMISSAO = L1.L1_EMISNF AND

E1.D_E_L_E_T_ <> ‘*’ AND E1.E1_TIPO IN (‘CC’,’CD’))

ELSE 0 END)  AS VL_CC_PROTHEUS,

( CASE WHEN (SELECT TOP(1) E1.E1_LA

FROM P11PROD.dbo.SE1010 E1 WHERE E1.E1_FILIAL = xml.filial AND

E1.E1_NUM = L1.L1_DOC AND E1.E1_PREFIXO = L1.L1_SERIE AND E1.E1_EMISSAO = L1.L1_EMISNF AND

E1.D_E_L_E_T_ <> ‘*’) <> ”

THEN ‘SIM’

ELSE ‘NÃO’ END)  AS CONTAB_PROTHEUS,

L1.L1_FILIAL, L1.L1_NUM, L1.L1_EMISSAO,L1.L1_EMISNF,L1.L1_PDV, L1.L1_SITUA

from XML_INTEGRACAO xml

left join  P11PROD.dbo.SL1010 L1 on L1.L1_FILIAL = xml.filial and

L1.L1_DOC = substring(xml.nome,31,6) and L1.L1_EMISSAO = xml.data

and convert(int,L1.L1_PDV) = CONVERT(int,substring(xml.nome,38,3))

where xml.tipo = ‘CF’

and xml.data >= ‘2014-01-21’ and  xml.data <= ‘2014-01-21’

and xml.filial >= ‘0101’

order by xml.filial,  L1_NUM

Com as informações obtidas com essa query, é possível visualizar todos os cupons fiscais disponibilizados pelo Autocom3 e verificar se estes foram importados para o Protheus e se foram contabilizados, assim a identificação de qualquer problema pode ser feita de forma rápida.

Essa query posteriormente deverá ser transformada em um relatório customizado que irá gerar a planilha excel a ser acionado por qualquer usuário da contabilidade.

Chamada manual do programa GALXMLICF1

Se por algum motivo, houver necessidade de acionar a rotina de importação de cupons fiscais manualmente, seja para adiantar alguma importação ou pelo fato da rotina não ter processado automaticamente, basta seguir os seguintes passos:

Acessar o Módulo 05Faturamento do Protheus, em seguida Atualizações -> Importar XML -> Cupom.Fiscal

A imagem a seguir exibe esse menu:

A seguir, são exibidos os parâmetros do programa onde devem ser informados quais serão as filiais a serem processadas.

Após informar as filiais, basta clicar em OK que o processo de importação será iniciado.

Para conferir os cupons fiscais dentro do módulo 12 – Controle de Lojas, basta seguir os passos:

Acessar o módulo 12Controle de Lojas , em seguida Atualizações -> Atendimento -> Venda Assistida

A imagem desse menu é exibida a seguir:

Após clicar na opção, será exibida a Tela com o Grid contendo todos os cupons fiscais. A imagem a seguir mostra essa tela:

Controle de loja  Redução Z

Todas as Reduções Z são importadas automaticamente diariamente via Schedule através do programa GALXMLIRZ1 e essas reduções Z podem ser acompanhadas através dos passos:

Acessar o módulo 12Controle de Lojas , em seguida Atualizações -> Gerência de Loja -> Resumo Redução Z

A imagem desse menu é exibida a seguir:

Após clicar na opção, será exibido o Grid contendo todas as Reduções Z, nessa tela o usuário poderá verificar, ou até mesmo corrigir eventualmente alguma redução Z. A imagem a seguir mostra essa tela.

Chamada manual do programa GALXMLIRZ1

Se por algum motivo, houver necessidade de acionar a rotina de importação de cupons fiscais manualmente, seja para adiantar alguma importação ou pelo fato da rotina não ter processado automaticamente, basta seguir os seguintes passos:

Acessar o Módulo 05Faturamento do Protheus, em seguida Atualizações -> Importar XML -> Redução Z

A imagem a seguir exibe esse menu:

Após clicar na opção, a tela de parâmetro será exibida, para importar as reduções Z de todas as lojas , basta deixar o parâmetro filial em branco, caso contrário será importado apenas as reduções Z da filial informada.

Faturamento Importação de clientes

Todos os Cadastros de Clientes são importadas automaticamente diariamente via Schedule através do programa GALXMLICLI .

Chamada manual do programa GALXMLICLI

Se por algum motivo, houver necessidade de acionar a rotina de importação de clientes manualmente, seja para adiantar alguma importação ou pelo fato da rotina não ter processado automaticamente, basta seguir os seguintes passos:

Acessar o Módulo 05Faturamento do Protheus, em seguida Atualizações -> Importar XML -> Clientes

A imagem a seguir exibe esse menu:

Após, clicar na opção, será iniciado o processamento da importação de todos clientes disponibilizados no banco integração.

Independente da forma como a rotina de importação de clientes é acionada ( Automaticamente ou manualmente ), todos os clientes que tem algum problema que impediu sua importação, CNPJ ou CPF incorretos, código de município inválido, endereço em branco, etc, ficam gravados em uma planilha de nome LOGIMPCLI+DATA+HORA.CSV no endereço:

C:\TOTVS11\Protheus11_PROD\Protheus_Data\Integracao\Entrada\xx

Na última coluna dessa planilha, está o motivo que impediu a importação do cliente.

Faturamento Importação de produtos

Para efetivar a importação dos produtos, um usuário Habilitado deverá acessar o Autocom3 e acionar a rotina de Exportação dos Produtos, essa rotina irá gerar um conjunto de arquivos XMLs gravados em uma pasta conhecida pelo usuário que acionou a rotina de exportação. Ao término desse processamento, os arquivos Xmls deverão ser movidos para o endereço:

C:\TOTVS11\Protheus11_PROD\Protheus_Data\Integracao\Entrada

Após mover os arquivos para essa pasta, o usuário deverá seguir os passos:

Acessar o Módulo 05Faturamento do ProtheusAtualizações ->Importar.XML -> Produtos

A imagem desse menu é mostrada a seguir:

Após selecionar a opção, o programa GAMXMLI100 será iniciado e o mesmo irá importar todos os xmls presentes na pasta.

Financeiro – Conciliação dos cupons fiscais cartão crédito e débito

Com exceção dos cupons fiscais cujo pagamento é em dinheiro, os demais cupons em que a forma de pagamento é feita com cartão, esses devem ser baixados mediante a processamento do arquivo de posição de recebimento fornecido pela operadora do cartão. Esse arquivo é obtido acessando o Sitef Web e este por sua vez é importado para o Protheus através da rotina padrão CONCILIADOR SITEF, esta é acessada através do módulo 06-Financeiro do Protheus, seguindo a sequência:

Atualizações – Contas a Receber – Conciliador Sitef

Ao executar essa rotina, será exibida a tela contendo informações de importações já realizadas, como mostra a imagem a seguir:

Para prosseguir com o processo de importação, basta clicar em Imp.arq.sitef, que está em destaque na imagem, em seguida será exibida uma janela solicitando o caminho do arquivo a ser importado, basta informar esse caminho e prosseguir com a importação.

Uma vez que a importação for concluída, essas informações vão ficar gravadas na tabela FIF010, durante o processo de importação , são validadas algumas informações e se estiverem tudo ok, cada linha é gravada nessa tabela.

Para efetivar a conciliação, após a conclusão da importação do arquivo, basta clicar no botão Conciliação, localizado a esquerda do botão Imp.arq.sitef, após clicar nesse botão, será exibida a janela de parâmetros para que sejam informados basicamente o período a ser conciliado e se os títulos são referente a crédito ou débito, a imagem dessa tela é mostrada a seguir:

Dica muito importante, antes de clicar no botão CONCILIACAO, garanta que você está posicionado no Grid em qualquer registro da filial em que os títulos serão conciliados, por exemplo, se vai efetivar a conciliação de um arquivo que acabou de importar da Loja 05, antes de clicar no botão conciliação, navegue pelo grid até para em qualquer um registro da filial 05. Caso contrário a rotina não localiza os títulos a serem efetivados.

Compras – Notas fiscais de entrada

Todos os dias, automaticamente via Schedule, através do programa GALIMPNFE, são importadas do banco de dados INTEGRACAO, todas as notas fiscais de entrada disponíveis. Durante esse processo de importação, essas notas fiscais já são classificadas automaticamente baseado na configuração de TES inteligente para as notas fiscais tipo N (normal), paras as notas de bonificação e devolução, a TES utilizada é definida via programa baseado nas regras definidas com o departamento fiscal da Galanti, com isso , automaticamente são gerados os livros fiscais, financeiro e movimentação de estoque.

Chamada manual do programa GALXMLINFE

Se por algum motivo, houver necessidade de acionar a rotina de importação das notas fiscais de entrada manualmente, seja para adiantar alguma importação ou pelo fato da rotina não ter processado automaticamente, basta seguir os seguintes passos:

Acessar o Módulo 02Compras do Protheus, em seguida Atualizações -> Movimentos -> IMP.XML.NFE

A imagem a seguir exibe esse menu:

Em seguida, será exibida janela de parâmetros, nela deverão ser informados:

Filial De e Até,  Notas Fiscais De e Até, e Emissão De e Até.

Após clicar em OK, o processo de importação das notas fiscais de entrada será iniciado.

Após importadas, as notas fiscais de entrada, geram automaticamente os títulos a pagar, porém de acordo com a rotina de trabalho da Drogaria Galanti, a estes títulos deverão ser associados o código de barras do boleto bancário, para que posteriormente este título possa ser incluído em um borderô de pagamentos e enviado via CNAB ao banco. Assim para facilitar esta tarefa, foi desenvolvido o programa GALM002. Esse programa permite de uma forma mais ágil, associado o código de barras do boleto a seu respectivo titulo a pagar, para acionar esse módulo, siga os passos:

Acessar o Módulo 02Compras do Protheus, em seguida Atualizações -> Movimentos -> Notas.Fiscais.Fornecedor

A imagem a seguir exibe esse menu:

Em seguida será exibida a janela contendo os parâmetros para o filtro dos títulos a pagar a serem exibidas no módulo.

Após clicar em OK, serão exibidas os títulos de acordo com os parâmetros informados.

Nesse módulo, ao informar a chave da NFE no campo Texto a ser pesquisado, automaticamente o programa localiza o título no grid e já o posiciona para receber o código de barras do boleto que deve ser informado no campo Boleto, em seguida, basta informar o valor do desconto se houver, acréscimo, observações e vencimento, após informar o vencimento ou simplesmente manter o existente e pressionar a tecla enter, os dados já serão associados ao título, assim o trabalho poderá se repetir para todos os outros títulos exibidos.

Faturamento Notas fiscais de saída

As notas fiscais de saída com Danfe ( Vendas e Transferência entre filiais ), são emitidas pelo Autocom3 e este por sua vez as disponibilizam no banco INTEGRAÇÃO para serem importadas pelo Protheus através do programa GALXMLINF1, este programa é executado automaticamente todos os dias via Schedule.

Após a importação, todo desdobramento ( Fiscal, Financeiro e Movimentação de Estoque ) é processado automaticamente.

Chamada manual do programa GALXMLINF1

Se por algum motivo, houver necessidade de acionar a rotina de importação das notas fiscais de saída manualmente, seja para adiantar alguma importação ou pelo fato da rotina não ter processado automaticamente, basta seguir os seguintes passos:

Acessar o Módulo 05Faturamento do Protheus, em seguida Atualizações -> Importar.XML -> Nota.Fiscal.Saída

A imagem a seguir exibe esse menu:

Nesse caso, essa rotina não disponibiliza parâmetros para processamento, ao acionar essa rotina, todas as notas fiscais de saída disponíveis para importação serão processadas.

Compras Notas fiscais de transferência entre filiais

Todas as Notas Fiscais de Saída referente a transferência entre filiais são importadas pela rotina GALXMLINF1, porém, a transferência só ficará completa quando a respectiva nota fiscal de saída se tornar uma nota fiscal de entrada na filial destino, e todo processamento de geração das notas fiscais de entrada a partir das notas fiscais de saída referente as transferência entre filiais são processados automaticamente diariamente via Schedule através do programa GALM001.

Chamada manual do programa GALM001

Se por algum motivo, houver necessidade de acionar a rotina de importação das notas fiscais de entrada referente as notas de transferência entre filiais manualmente, seja para adiantar alguma importação ou pelo fato da rotina não ter processado automaticamente, basta seguir os seguintes passos:

Acessar o Módulo 02 Compras do Protheus, em seguida Atualizações -> Movimentos -> Transf.Fil.Galanti

A imagem a seguir exibe esse menu:

Após clicar nessa opção, será exibida a janela para selecionar a Filial que gerou as notas fiscais de saída:

Nessa Tela, o usuário deverá selecionar uma ou mais filiais, após selecionar clicar em OK. A lógica a ser seguida pelo programa é a seguinte:

Este programa precisa que as notas fiscais de saída de transferência entre filiais já estejam dentro do Protheus, e essa responsabilidade está com o programa GAMXMLINF1 , referenciado anteriormente, sendo assim, supondo que o usuário selecionou a filial Matriz e clicou em OK, o programa irá selecionar todas as notas fiscais de saída de transferência entre filiais emitidas pela filial Matriz para qualquer uma das outras filiais destino,  e os critérios dessa busca dependerá dos parâmetros informados na tela a seguir:

Nesse exemplo, após clicar em OK, será verificado todas as notas fiscais de saída de transferência entre filiais emitidas pela Matriz no período de 01/02/2014 a 28/02/2014 em que sua respectiva entrada ainda não ocorreu na sua respectiva filial destino.

Após clicar em OK, e o processo de busca pelas notas fiscais finalizar, será exibida uma tela onde o usuário deverá decidir se deseja visualizar o relatório com as informações desejadas ou ir direto para a Tela em que será possível já fazer a entrada das notas fiscais de transferência entre filiais pendentes de entrada em sua respectiva filial destino.

Ao clicar em Relatório, o mesmo será exibido, nesse nosso exemplo, como nos parâmetros anteriormente informados foi escolhido que a busca deveria ser feita apenas pelas notas fiscais pendentes de entrada nas filiais destino, no relatório irão constar essas notas fiscais, conforme a imagem a seguir:

Observe que existem as colunas filial Origem e Destino e outra coluna informando se a respectiva NF entrou na filiais destino, no nosso exemplo só irão constar as que estão pendentes de entrada.

Ao clicar no botão ENTRADA, será exibida a Janela contendo um grid com as notas fiscais pendentes de entrada em suas respectivas filiais destino, para efetivar a entrada dessas notas, basta clicar na NF desejada e clicar em processar. A imagem a seguir mostra essa ação:

Após clicar em processar, nesse exemplo as notas fiscais 000061294, 000061302, 000061304 que já estão devidamente presentes como notas fiscais de saída na filial Matriz e nessa tela são exibidas como pendentes de entrada na Filial 02, serão efetivamente cadastradas como nota de entrada para completar o ciclo de transferência entre as filiais Matriz e Loja 02.

Após a conclusão do processamento, será exibida uma janela perguntando ao usuário de deseja visualizar o log de importação:

Após clicar em Sim, o relatório será exibido.

 

Compras Relatório de notas fiscais de saída / entrada customizado

Devido a grande necessidade de agilidade em visualizar informações sobre os tributos das notas fiscais de saída e entrada de uma forma que se possa visualizar essas informações de todas as filiais com pouco esforço, foi desenvolvido o relatório RXMATR920, para acessar o relatório siga os passos:

Acessar o Módulo 02Compras do Protheus, em seguida Relatórios -> Doctos de Entrada -> Rel.Nfs.Galanti

Após clicar no menu, será exibida uma janela para que o usuário selecione a filial ou as filiais desejadas para visualizar as notas fiscais.

Nesse exemplo, foram selecionadas as filiais Matriz e Loja 02, após clicar em OK, será exibida a janela de parâmetros:

Nesse exemplo, serão exibidas as notas de entrada e saída, do período de 01/01/2014 a 31/01/2014, porém como no parâmetro tipo está como Bases, apenas as Bases e os Tributos dessas notas serão gerados no relatório, como mostra a imagem a seguir:

 

Nas últimas páginas serão impressos os totalizadores das bases e tributos de todas as empresas exibidas nas páginas anteriores.

A Seguir, serão exemplificados os processos realizados diariamente pelos usuários da Drogaria Galanti.

Financeiro Contas a pagar

Para incluir manualmente o contas a pagar, siga os passos:

Acessar o Módulo 06Financeiro do ProtheusAtualizações -> Contas a Pagar -> Contas a Pagar

A imagem a seguir mostra esse menu:

Após clicar na opção, a Janela contendo o grid com todos os títulos a pagar do sistema será exibida, nessa janela, para incluir um novo título a pagar, basta clicar no botão incluir, esse botão é destacado na imagem a seguir:

Após preencher todos os campos obrigatórios ( possui um asterisco vermelho indicando ) do novo título, basta clicar em confirmar e o mesmo será gravado

Financeiro Faturas a pagar

Pode ocorrer em muitas situações em que será necessário juntar vários títulos a pagar e transformá-lo em apenas um titulo a pagar e o mesmo enviado a banco para pagamento via CNAB. Para esses casos , é necessário a montagem da FATURA A PAGAR, para gerar uma Fatura a Pagar, será necessário que todos os títulos a pagar que irá compor a Fatura, já estejam devidamente cadastrados no sistema, em seguida siga os passos:

Acessar Módulo 06Financeiro do ProtheusAtualizações -> Contas a Pagar -> Faturas a Pagar

A imagem a seguir mostra esse menu:

Após clicar nessa opção, a janela contendo os títulos a pagar será exibida, nessa janela, o usuário deverá clicar na opção SELECIONAR e escolher a Filial desejada.

Na sequência, será exibida a Tela contendo os parâmetros para montagem da Fatura a Pagar, essa tela é exibida na imagem a seguir:

Nesse exemplo, informamos a natureza Mercadorias para Revenda , que é a 10301001 e o período de emissão dos títulos a pagar é de 01/02/2014 a 08/02/2014 para o fornecedor 000048. O Tipo da Fatura será FT e o número da Fatura é automático, não é necessário informar. Após clicar em OK, será exiba uma janela contendo todos os títulos a pagar em aberto do fornecedor 000048. Essa tela é exibida na imagem a seguir:

Nessa tela será possível selecionar os títulos a pagar que irão compor a Fatura, no exemplo, todos os títulos serão selecionados, em seguida o usuário deverá clicar em CONFIRMAR.

Após CONFIRMAR, será solicitado a condição de pagamento para geração da Fatura, nesse exemplo será selecionada uma condição de pagamento que vai parcelar a Fatura em 3 vezes, essa etapa é exibida na imagem a seguir:

Após clicar em confirmar, todos os títulos a pagar que compõem a Fatura serão baixados no sistema e nesse exemplo serão gerados 3 títulos a pagar em aberto.

Caso seja necessário, a Fatura poderá ser cancelada seguindo os passos:

Acessar Módulo 06Financeiro do ProtheusAtualizações -> Contas a Pagar -> Faturas a Pagar

Mesmo passo seguido no processo anterior, em seguida, selecionar a Fatura que deseja Cancelar, depois clicar no Menu Ações Relacionadas ->Cancelar.

Se a Fatura estiver em aberto, será exibida uma Janela para confirmar o cancelamento da mesma, ao clicar em OK, a Fatura será excluída e todos os títulos que foram baixados para compor esta fatura, volta com status de Aberto para o sistema.

Financeiro Gerando movimentação bancária

Ocorre em muitos casos, o surgimento de comprovantes de pagamentos ou transferências bancárias surgirem no escritório sem Nota Fiscal pois os mesmos foram feitos por outras unidades da Drogaria Galanti, e estes precisam serem computados no Sistema, assim, a forma de tratamento para essas informações é gerar uma movimentação bancária no sistema, com isso, essa informação será registrada no extrato bancário do sistema e consequentemente contabilizado.

Para gerar uma movimentação bancária, siga os passos:

Acessar Módulo 06Financeiro do ProtheusAtualizações -> Movimento Bancário -> Movimento Bancário

Após clicar nessa opção, será exibida a janela contendo as movimentações bancária do sistema, para incluir uma nova movimentação, nessa janela o usuário deverá clicar em Pagar, em seguida será exibida a janela para o preenchimento da movimentação, a imagem a seguir mostra essa janela:

Nessa janela, deverão ser informados todos os campos destacados com o asterisco e principalmente informados as contas contábeis de Débito e Crédito, em seguida clicar em CONFIRMAR, após essa confirmação, a movimentação bancária será criada e sua respectiva contabilização efetivada.

Livros fiscais Emissão do livro fiscal

Para emissão do livro fiscal, siga os passos:

Acessar Módulo 09Livros Fiscais do Protheus -> Relatórios -> Livros Oficiais -> Regime Proc.dados

A imagem a seguir, mostra esse menu:

Após clicar na opção, será exibida a janela de parâmetros, após informar os parâmetros para emissão do relatório do livro fiscal, o usuário deverá clicar em OK.

No parâmetro Imprime Modelo, é definido os tipos de notas fiscais a serem visualizados no mesmo, nesse exemplo, está como Saidas P2, isso significa que serão listadas as notas fiscais de saída emitidas no dia 10/01/2014 da filial logada que no caso será a Matriz. A seguir a imagem com o resultado do relatório:

Livros fiscais – Geração do arquivo SINTEGRA

A geração do Arquivo SINTEGRA deverá ser realizada Filial a Filial, e para tal siga os passos:

Acessar Módulo 09Livros Fiscais do Protheus -> Miscelanea -> Arq. Magnéticos -> Sintegra

A imagem a seguir mostra esse menu:

Após clicar na opção, será exibida a janela de parâmetros:

Nesse exemplo será gerado arquivo Sintegra do período de 01/01/2014 a 31/01/2014, no parâmetro layout deverá sempre ficar como sinteg05Galanti, pois esse layout foi moldado de acordo com as necessidades da Galanti, o nome do arquivo destino poderá ser o que o usuário desejar e para finalizar o arquivo que será nomeado com o nome informado no parâmetro Arquivo Destino será gravado no endereço informado no parâmetro Drive Destino, que nesse exemplo está como c:\sintegra\, sendo assim ao término do processo, dentro da pasta c:\sintegra, irá surgir um arquivo com nome jan_FILIAL07.txt e este deverá ser submetido ao validador do Sintegra.

Livros fiscais – Geração do SPED FISCAL

Para gerar o SPED fiscal, siga os passos:

Acessar Módulo 09Livros Fiscais do Protheus -> Miscelanea -> Arq. Magnéticos -> Sped Fiscal

A imagem a seguir mostra esse menu:

Após clicar na opção, será iniciado o Assistente que conduzirá as parametrizações para que o arquivo contendo as informações do Sped Fiscal seja gerado. A seguir, seguem as imagens desse assistente:

Após clicar no Botão Finalizar, o processo de geração do arquivo com o SPED fiscal será iniciado e no final, um arquivo com nome informado na primeira janela desse assistente será gerado no endereço também informado na primeira janela desse assistente.

Livros fiscais – Efetuando ajustes fiscais

Em alguns casos, pode ocorrer que a tributação fiscal de uma ou mais notas fiscais podem ter sido realizadas pelo sistema de uma forma não esperada pelo usuário, isso se deve ao fato de que o sistema considera parametrizações do TES, produtos, fornecedores, clientes ou até mesmo exceções fiscais como referências para processar tributações sobre as notas fiscais e para que este comportamento seja resolvido definitivamente, deverá ser realizado uma trabalho minucioso nas parametrização do sistema até que as tributações calculadas pelo sistema atenda as necessidades dos usuários. Ocorre que podem existir momentos em que não se pode esperar até que a análise seja concluída e a correção da ou das tributações precisam serem realizadas de forma manual, e para efetuar tal correção, siga os passos:

Acessar Módulo 09Livros Fiscais do Protheus ->Miscelanea -> Acertos -> Acertos Fiscais

A imagem a seguir mostra esse menu:

Após clicar na opção, será exibida a Janela contendo todas as notas fiscais do sistema, basta selecionar a NF que se deseja alterar e em seguida clicar no botão alterar, a imagem a seguir mostra essa janela com o botão Alterar em destaque:

Após efetuar as alterações fiscais na NF, o usuário deverá marcar a opção Perm.Reproc como não, essa opção significa permitir reprocessamento, se esta opção estiver como SIM, e a rotina Reprocessamento dos livros fiscais for acionada, os ajustes efetuados pelo usuário será excluído e a NF voltará ao status inicial, o de antes dos ajustes, para que isso não ocorra, antes de clicar em  confirmar, para confirmar os ajustes, deixe essa opção como NÃO. A imagem a seguir , mostra essa opção:

Estoque de custos – Emissão do relatório KARDEX com as movimentações dos produtos

Para emissão do relatório Kardex com as movimentações dos produtos, siga os passos:

Acessar o Módulo 04Estoque e Custos do Protheus -> Relatórios -> Análise de Movimentos -> Kardex p/ dia

A imagem a seguir mostra esse menu:

Após selecionar a opção, será exibida a janela perguntando se deseja imprimir relatório personalizável, o usuário deverá clicar em Sim e em seguida será exibida a janela de parâmetros, para visualizar os parâmetros, basta clicar em Ações Relacionadas – Parâmetros.

No exemplo, iremos visualizar as  movimentações do produto 0000040310 no período de 01/01/2014 a 31/01/2014, a imagem a seguir mostra o relatório com as informações:

Podemos observar que no período, o produto ACCUCMEK ACT TR C/10 teve vendas praticamente todos os dias e por conta de uma entrada de 288 unidades no dia 17/01 o saldo final em 30/01 ficou em 280.

Contabilidade gerencial – Visualizando os lançamentos contábeis

Para visualizar os lançamentos contábeis, siga os passos:

Acessar o Módulo 34Contabilidade Gerencial do Protheus -> Atualizações -> Movimentos -> Lan Contab Automat

A imagem a seguir mostra esse menu:

Após clicar na opção, a janela contendo os lançamentos contábeis do sistema será exibida, nessa janela é possível visualizar, alterar , excluir ou incluir lançamentos contábeis de forma manual.

Contabilidade gerencial – Importando lançamentos contábeis da folha

Como o sistema de Gestão de Pessoal da Drogaria Galanti não é Protheus, os lançamentos contábeis referente a esses pagamentos devem ser realizados de forma manual, para agilizar esse processo, foi desenhado um layout de uma planilha excel para que todos os lançamentos sejam cadastrados nessa planilha e posteriormente através da rotina customizada GALICTB essa planilha é convertida no formato TXT de acordo com o layout padrão do Módulo Contabilidade Gerencial do Protheus, e este TXT convertido por sua vez pode ser importado pela rotina padrão do Protheus, a seguir o passo a passo dessas etapas serão descritas:

1º A Planilha deve ser criada no formato CSV com a seguinte estrutura:

FILIAL ; DATA ; CONTA DÉBITO ; CONTA CRÉDITO ; HISTÓRICO ( MAX DE 78 CARACTÉRES )

Ex.:

101;31/01/2014;21207020001;21201010002; 7.478,96 ;PROVISÃO DE FÉRIAS – JANEIRO/2014

101;31/01/2014;51101010022;21201010001; 64,78 ;QUEBRA DE CAIXA FERIAS – JANEIRO/2014

101;31/01/2014;51101010002;21201010001; 676,08 ;HORA EXTRA S/ FÉRIAS – JANEIRO/2014

Nesse exemplo, existem três lançamentos a serem importados na Matriz, pois na coluna Filial, encontramos o 101, mas nada impede de na mesma planilha constarem lançamentos das lojas 102, 103 etc… pois o programa GALICTB que irá converter essa planilha em um TXT no formato que o contábil do Protheus consiga importar, irá também separar os arquivos TXT por Filial, ou seja, se no arquivo CSV existirem lançamentos de 4 filiais (101,103,107,108), após ser submetida ao conversor, no mesmo endereço onde estiver gravado o arquivo CSV serão criados 4 arquivos TXT com os seguintes nomes:

Lanc_ctb_fil_101.txt

Lanc_ctb_fil_103.txt

Lanc_ctb_fil_107.txt

Lanc_ctb_fil_108.txt

Uma vez que o arquivo CSV esteja pronto, gravado em uma determinada pasta, para acionar o programa customizado GALICTB para converter a planilha, siga os passos:

Acessar o Módulo 34Contabilidade Gerencial do Protheus -> Processamentos -> Conversor TXT Galanti

A imagem a seguir mostra esse menu:

Após clicar na opção, será exibida a tela onde deverá ser carregado o arquivo CSV a ser convertido, a imagem a seguir mostra essa etapa:

Após clicar em Avançar, no mesmo caminho onde está gravado o CSV, serão criados os TXT no formato do layout padrão do contábil do Protheus.

Após os TXTs terem sido criados no endereço específico, basta seguir os passos para efetivar a importação dos lançamentos contábeis para o sistema:

Acessar o Módulo 34Contabilidade Gerencial do Protheus -> Processamentos -> Contabilização TXT

A imagem a seguir mostra esse menu:

Após clicar na opção, será exibida a janela contendo os parâmetros para importação dos lançamentos para a contabilidade, a imagem a seguir mostra essa tela:

No exemplo, o TXT será importado a partir do endereço c:\imp_totvs\ e todos os lançamentos gerados no sistema serão cadastrados com lote de nome FOLHA1, esse nome de lote fica a critério do usuário, mas para gerar um padrão para futuras consultas, e como esses lançamentos são referentes a Folha, fica mais profissional cadastrá-los como FOLHA1.

OBS.: Essas etapas foram mostradas com foco em lançamentos da Folha, porém nada impede o usuário, caso precise realizar uma quantidade grande de lançamentos manuais na contabilidade, gerar uma planilha CSV contendo os respectivos lançamentos devidamente ordenados por filial e efetuar todos os passos anteriormente explicados.

Compras – Estorno da classificação fiscal

Durante o processo automático ou manual da importação das notas fiscais de entrada, o programa GALXMLINFE baseado nas regras de TES inteligente já classifica essas notas fiscais e consequentemente a geração do livro fiscal e contas a pagar referente a essa nota , também são gerados. Ocorre que em alguns casos a classificação fiscal dessa nota pode ter sido realizada de uma forma diferente da esperada pelo departamento fiscal, ou até mesmo a quantidade de parcelas e vencimento gerados no contas a pagar, ficou diferente do pré-combinado com o fornecedor, sendo assim, para corrigir será necessário estornar a classificação fiscal da mesma para implementar as correções necessárias. Para estornar a classificação fiscal da Nota Fiscal siga os passos:

Acessar o Módulo 02Compras do Protheus -> Atualizações -> Movimentos -> Pré-Nota Entrada

A imagem a seguir mostra esse menu:

Após clicar na opção, a Tela contendo um grid com todas as notas fiscais de entrada será exibido, basta selecionar a NF que deseja estornar a classificação e em seguida clicar em Ações Relacionadas ->Estorna Classif

A imagem a seguir destaca esse menu:

Após clicar na opção, será exibida a janela com as informações da nota fiscal em questão, e ao clicar em confirmar, essa nota fiscal voltará para o status de pré-NF e todas as informações de tributações fiscais, contas a pagar serão excluídas do sistema, assim o usuário poderá efetuar os ajustes necessários e em seguida classifica-la novamente.

Para classificar essa NF novamente, Siga os passos:

Acessar o Módulo 02Compras do Protheus -> Atualizações -> Movimentos -> Documento de Entrada

Em seguida basta localizar a NF e clicar no Botão Classificar.

OBS.: Pode ocorrer o caso em que após a correção de algumas parametrizações do sistema, reclassificar a NF na mão poderá ser uma tarefa muita demorada, assim será melhor deixar que a própria rotina GALXMLINF reimporte a nota fiscal e assim automaticamente todas as novas regras de classificação será efetivada. Para reimportar essa nota fiscal, será necessário excluir a Pré-NF dessa nota, ou seja, após estornar a classificação da mesma, ainda na tela de Pré-NF, selecionar a opção Ações Relacionadas -> Excluir

A imagem a seguir mostra esse menu:

Após clicar em confirmar na janela que é exibida, será exibida uma janela contendo um questionamento para que o usuário decida marcar ou não a nota fiscal no banco integração como não importada, optando pelo sim, a nota fiscal será marcada como não importada no banco integração, permitindo assim que a mesma possa ser reimportada.

A imagem a seguir mostra essa tela:

Listagem das customizações do projeto

A seguir, a listagem completa de todas as customizações do projeto.

Programas customizados

Autocom3 x Totvs (Tratamento automático dos XML´s de compra) – Substitui o serviço da Neogrid

Tratamento automático dos xml´s de compra

Dentro da pasta autocom3_erp/nfe-entradas existe as pastas, Novas, A processar e Processadas. O sistema separa as notas da seguinte forma:

Pasta Novas, recebe todas as novas notas que chegam no outlook. Essa é uma rotina programada do sistema.

Pasta A processar, armazena todas as notas que não foram importadas ainda. Quando abre a tela para importação de notas fiscais, essa pasta recebe todo o conteúdo da pasta Novas.

Pasta Processadas, existe uma separação de pastas por mês, onde ficam todas as notas (modelo 01 – notas internas e modelo 03 – notas de fornecedores). As notas de modelo 01, não são importadas no Autocom3, só ficam arquivadas, é possível realizar consulta por meio de filtro.

Já as notas modelo 3, são importadas no Autocom3 e vão para a pasta com seu respectivo mês.

Todas estas notas são exporta para o BD_INTEGRAÇÃO e substitui o serviço oferecido pela Neogrid de recepção de notas fiscais eletrônicas.

Autocom3 x Totvs (Tag de Doc Referenciado para Notas Fiscais Emitidas pelo Estabelecimento)

Bloco “DOCREFERENCIADO

Descritivo de cada campo:

IND_DOC = CUPOM FISCAL,1,NOTA FISCAL,2,NÃO POSSUI DOCUMENTO REFERENCIADO,0

NFE_CHAVE = Chave da nf-e original, se IND_DOC = 2

DOC_MOD  =  Modelo do DOC (Imagem ao lado)

NUM_DOC  =  Número do Documento

NF_IND_OPER = Entrada/Aquisição,0,Saída/prestação,1

NF_IND_EMIT  =  Emissão própria,0,Emissão de terceiros,1

NF_CD_PART  =  CNPJ/CPF do participante da NF

NF_SER  =  Série

NF_SUB =  Sub-Série (Opcional)

CF_ECF_FAB = Se IND_DOC = 1, Número de série do ECF

CF_ECF_CX = Se IND_DOC = 1, Número do caixa do ECF

 

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